THE NEXT ORGANIZER

De Kunst van Rollen Balanceren

Als professional organizer kun je verschillende rollen aannemen tijdens het werken met cliënten, elk met zijn eigen voordelen, maar ook met valkuilen. Het is cruciaal om vooraf bewust te zijn van welke rol in een bepaalde situatie het meest passend en professioneel is. De vraag is dan: welke rol kies je en wanneer? Kun je tussen rollen wisselen of zorgt dat juist voor verwarring bij zowel jou als de cliënt? Hieronder beschrijven we vier mogelijke rollen die je als professional organizer kunt aannemen.

De rol van deskundige

De cliënt verwacht dat jij als expert het probleem oplost: “Jij bent de deskundige, ik betaal je voor de oplossing.” Dit kan resulteren in een passieve houding van de cliënt, waarbij jij als organizer de volledige controle over het proces hebt. Je neemt beslissingen zonder veel overleg, en de communicatie blijft minimaal. Uiteindelijk voer jij de opdracht uit en beoordeelt de cliënt achteraf.

Valkuilen: Wanneer de nadruk alleen ligt op een technische oplossing, blijft de menselijke kant vaak onderbelicht. Dit kan leiden tot een gebrek aan betrokkenheid van de cliënt, waardoor de resultaten minder duurzaam zijn.

De rol van knecht

In deze rol denkt de cliënt zelf te weten wat er moet gebeuren: “Ik heb het onderzocht en weet wat er gedaan moet worden.” Als organizer neem je een passieve positie in, waarbij de cliënt de voortgang en werkwijze bepaalt. Je volgt de instructies van de cliënt en levert geen wezenlijke bijdrage aan het besluitvormingsproces.

Valkuilen: Je laat je deskundigheid ondersneeuwen en wordt afhankelijk van de juistheid van de cliënt’s analyse. Het controleren van hun beslissingen kan zorgen voor twijfel en ondermijnen van jouw rol als expert.

De rol van therapeut

Soms ervaart de cliënt de fysieke chaos als een symptoom van onderliggende emotionele problemen: “Dit probleem komt voort uit diepere issues.” De cliënt vraagt hierbij veel tijd voor persoonlijke gesprekken, terwijl jij als organizer je eigenlijke werk niet kunt doen.

Valkuilen: Hier kom je op een terrein waar je expertise wellicht niet ligt. Het risico bestaat dat je zowel op organizing- als op therapeutisch vlak niet aan de verwachtingen kunt voldoen.

De rol van teamwerker

In de ideale situatie werkt de cliënt samen met jou als organizer: “Ik wil jouw meerwaarde gebruiken en ben mede verantwoordelijk voor het resultaat.” Er ontstaat een echte samenwerking waarin je samen analyseert, beslist en verantwoordelijkheid deelt. De focus ligt op duurzame oplossingen.

Valkuilen: Bij een sterke nadruk op samenwerking kan het doel soms onduidelijk worden, en er bestaat het risico dat te veel tijd aan het proces wordt besteed zonder duidelijke resultaten.

Een complexe situatie

Professional organizers werken vaak in complexe omgevingen met diverse mensen en situaties. Dit vraagt om een constante helikopterview en het vermogen om snel te schakelen. Samen met de cliënt stel je prioriteiten en maak je keuzes om zo effectief mogelijk te werk te gaan.

Conclusie: Als professional organizer is het balanceren tussen deze verschillende rollen van groot belang. Het bewust kiezen van de juiste rol op het juiste moment, afgestemd op de behoeften van de cliënt, draagt bij aan de effectiviteit en het succes van jouw werk.

Het eerste contact met een nieuwe klant is meestal telefonisch. Indien een nieuwe klant je belt, realiseer je dan dat dit voor de klant een moeilijk moment kan zijn. De stap om hulp in te schakelen is daadwerkelijk gemaakt. Ineens heeft iemand de stap gezet en dan is het belangrijk om hier snel en concreet op in te gaan.
Stel jezelf ten doel om een afspraak met deze klant te maken. Ikzelf vind het moeilijk om telefonisch een beeld van de situatie te krijgen, maar zodra ik een ruimte zie en tevens een gesprek met de klant heb, komen we vaak snel tot een omschrijving van het probleem en een plan van aanpak. Het eerste telefoongesprek hoeft dan ook niet lang te duren. Beter is het om ter plekke te gaan kijken.

Het telefoongesprek
Welke vragen stel je aan de telefoon?
▪ Omdat ik zelf regionaal werk, vraag ik eerst waar de klant vandaan komt. Indien dit buiten mijn werkgebied is, hoeft deze klant niet het hele verhaal te vertellen, maar verwijs ik deze door. Ik geef wel aan dat, als hij nog algemene vragen heeft of er niet uitkomt, hij mij dan vanzelfsprekend terug mag bellen.

▪ Indien iemand uit de regio komt, laat ik de klant zijn verhaal vertellen. Om een duidelijk beeld te krijgen stel ik praktische vragen gericht op het verhaal van de klant.

▪ Aan de hand van dit verhaal geef ik de klant het idee dat ik deze situatie al eerder heb meegemaakt. Dit stelt de klant gerust.

▪ Als de klant een afspraak met mij wil maken, doe ik een voorstel hiervoor. Dit geeft ons beide de mogelijkheid om een indruk van elkaar en van de hulpvraag te krijgen. Dit gesprek zal ongeveer een uur duren en aan de hand van dit gesprek kunnen we een situatieschets, plan van aanpak en een inschatting van de uren maken (een offerte). Ikzelf heb ervoor gekozen om een intakegesprek gratis en vrijblijvend te houden. Dit is laagdrempelig voor de klant, geeft de klant de mogelijkheid om te ontdekken of er een klik is tussen ons en niet minder belangrijk, geeft dit mij de mogelijkheid om te bekijken of ik wel echt iets kan doen voor deze klant.

▪ Indien een afspraak is gemaakt, is het belangrijk om te zeggen dat de klant niet van tevoren mag gaan opruimen; dit om een duidelijk beeld van de situatie te krijgen.

▪ Noteer duidelijk naam, adres en telefoonnummer, zodat je contact kunt opnemen, mocht er onverwachts iets tussenkomen.

Stapels kranten blokkeren de gang, spullen liggen voor de kast in plaats van erin en door het hele huis vind je verzamelingen van voor een buitenstaander willekeurige voorwerpen – over hoarding worden (veelal) sensatiebeluste televisieprogramma’s gemaakt, maar het is een serieus probleem. Hoe help je iemand met hoarding? In dit artikel lees je waarom je nooit zonder toestemming iets weg mag gooien, waarom je je woorden zorgvuldig moet kiezen en ontdek je meer handvatten en tips bij hoardingproblematiek.

Verzamelstoornissen krijgen de laatste jaren veel aandacht in de media, maar het is geen nieuw probleem. Archeologen ontdekten dat er al in de prehistorie mensen waren die meer verzamelden of bewaarden dan ze daadwerkelijk nodig hadden. Dante schreef er in de middeleeuwen over in De goddelijke komedie: mensen die te veel hechten aan het materiële zitten volgens hem in de vierde cirkel van de hel. De meeste mensen met deze stoornis voelen zich inderdaad gevangen op een nare plek.

Wat is hoarding?

Hoarding wordt ook wel een verzamelstoornis genoemd. Hierbij gaat het om het verzamelen en bewaren van te veel spullen, waardoor een woning niet meer bruikbaar is zoals oorspronkelijk bedoeld. Hierdoor raakt iemand beperkt in het dagelijks functioneren en kunnen gewone taken niet of moeilijk worden uitgevoerd. Dan kun je denken aan koken, sanitair gebruiken, bezoek ontvangen of in een bed slapen.

Bij alleen al het idee om spullen weg te doen, ontstaat stress. In vrijwel alle situaties is er ook een andere stoornis die tegelijk met hoarding optreedt, zoals een angst- of dwangstoornis, depressie of AD(H)D. Hoarding is een psychiatrische stoornis waar niet licht over gedacht moet worden en die mogelijk in goede banen geleid kan worden, maar niet of nauwelijks helemaal verdwijnt.

Bij hoarding vallen de spullen vaak het meeste op. Dat kunnen grote hoeveelheden spullen zijn, maar ook wat normaal gesproken als afval wordt beschouwd: oude kranten, lege etensverpakkingen of bedorven voedsel. Er zijn veel variaties in woonsituaties mogelijk en je kunt niet altijd aan de woning zien of er sprake is van hoarding – en zeer zeker niet aan een persoon. Hiervoor heb je een diagnose nodig van een behandelaar.

Hulp bij hoarding

Gelukkig is er op verschillende manieren hulp mogelijk. Er zijn goede zelfhulpboeken op de markt waardoor de verzamelaar inzicht kan krijgen en met kleine stapjes aan de slag kan gaan. Dit lukt meestal beter met hulp van buitenaf. Een gespecialiseerd professional organizer kan een cliënt bijvoorbeeld ondersteuning bieden bij het veiliger en overzichtelijker maken van de woning en helpen om keuzes te maken in wat er bewaard of losgelaten kan worden. Dan hebben we het over de tastbare kanten van hoarding. Een behandelaar is nodig om de niet-helpende gedachten en het ongewenste gedrag om te keren. Zonder inzicht in je probleem kun je tenslotte zoveel opruimen als je wilt, maar zul je eerder in oud gedrag terugvallen.

De combinatie van goede thuisbegeleiding én behandeling door een psycholoog of psychiater is verreweg de meest effectieve aanpak. De cliënt, de behandelaar en de thuisbegeleider kunnen elkaar van zinvolle informatie voorzien waardoor een doorbraak in denken of doen kan worden bewerkstelligd.

Gouden regels bij het helpen van iemand met hoarding

Voor iedereen die samen met een problematisch verzamelaar achter de voordeur aan het werk gaat – of het nu een professional is, of een familielid of vriend – zijn er een paar gouden regels:

• Raak geen spullen van de bewoner aan zonder uitdrukkelijke toestemming. Probeer je eens voor te stellen dat ‘een vreemde’ zomaar in jouw tas of nachtkastje zou rommelen. Datzelfde gevoel is bij een bewoner vaak zeer sterk aanwezig. In sommige gevallen vereenzelvigt de verzamelaar zich zó met de spullen, dat het net is alsof diegene zelf betast wordt, in plaats van de spullen.
• Gooi ook niets weg zonder dat de bewoner ervan weet en ermee instemt. De spullen zijn en blijven van de bewoner, totdat die persoon anders besluit. Ook al denk je iemand te helpen door alvast een stapel oude kranten mee te nemen als de bewoner niet thuis is, het wordt door diegene (terecht) als diefstal gezien. Doe je dit toch, dan kan dit de relatie diep beschadigen en de bereidheid om hulp te aanvaarden doen stoppen.
• Praat met respect met en over de cliënt en diens spullen. Woorden als ‘troep’ of ‘rotzooi’ horen niet in je woordenboek thuis als je werkt met deze doelgroep. Praat over ‘de spullen’ of benoem ze preciezer: je boeken, je kleding, de lege blikken, de oude kranten. Een respectvolle manier van communiceren geeft je cliënt het gevoel dat de persoon gezien wordt achter de spullen. Iemand is niet alleen ‘het probleem’, maar een mens dat worstelt met een stoornis die al moeilijk genoeg is. Iemand moet het gevoel krijgen dat diegene meetelt, ook wanneer die de algemene normen niet helemaal volgt.

Vijf stappen bij hoardingproblematiek

Ga je als professional of als familielid samen met een problematische verzamelaar aan de slag? Volg dan deze vijf stappen voor zoveel mogelijk succes:

1. Veiligheid komt altijd op de eerste plaats – dus vóór het wegdoen van spullen. Zorg dat buitendeuren goed open en dicht kunnen, maak looppaden vrij en zorg dat de trappen leeg zijn. Dat vermindert het gevaar op vallen. Als dat betekent dat je ergens anders in huis nog wat meer moet stapelen, dan is dat maar even zo.
2. Werkende rook- en CO-melders zijn essentieel. Op elke verdieping en eventueel bij risicovolle apparaten of plekken, zoals de keuken, of rond gaskachels en de cv.
3. Begin met kleine projecten, met weinig of geen emotionele waarde, zoals de koelkast of een stuk van het aanrecht. Beter klein beginnen en succes boeken, dan een te groot project aanpakken en falen.
4. Gebruik open dozen en zakken om spullen te sorteren: een voor doneren, een voor recycling (batterijen, oud ijzer etc.) en een voor bewaren. Een vuilniszak is voor het echte afval. Laat de bewoner zelf de spullen in de dozen en zakken stoppen. Dat zorgt voor een goede ervaring met besluitvorming.

Sluit elke afspraak af met praten over andere zaken dan opruimen of spullen. Daarmee laat je de bewoner zien dat je door de spullen heen kijkt, dat iemand de moeite waard is. Het schept vertrouwen en laat iemand uitkijken naar een volgende afspraak.

Bron: boompsychologie.nl

Blunder #1 ORGANISEREN VOOR JEZELF EN NIET VOOR JE KLANT

Je houdt van organiseren en hebt zelfs plezier in het organiseren van je vrienden of familieleden. Hoe zit het met het organiseren van de keuken of garage van een vreemde? Kun je luisteren en proberen te begrijpen hoe ‘georganiseerd’ eruitziet en aanvoelt voor elke klant? Er zijn verschillende persoonlijkheidstypes, barrières voor organiseren en psychische problematiek om te navigeren en te begrijpen hoe je anderen succesvol kunt organiseren. Werken met cliënten die chronisch ongeorganiseerd zijn, die ADHD hebben of die hamsteren, vereist gespecialiseerde training en ervaring.

Blunder #2 – GEEN DUIDELIJKE METHODIEK OF TOOLS VOOR ORGANIZING

Organiseren is gemakkelijk voor je. Het is gewoon iets aangeboren dat van nature komt. Dus, hoe communiceer je dat aan iemand die niet begrijpt dat “alles een plaats heeft”? Dat is de basis van het werken met klanten. Als Professional Organizer is het ons doel om vaardigheden over te dragen aan onze klanten. Het hebben van organizing methodieken, zal je niet alleen de tools geven om organisatievaardigheden aan je klanten over te dragen, het zal je ook vertrouwen geven. Deel II en III van het Handboek voor de Professional Organizer geven je de tools hiervoor.

Blunder #3 – GEEN AFSPRAKEN / WEDERZIJDSE VERWACHTINGEN VASTLEGGEN

Het is essentieel om aan het begin van het traject te communiceren wat je van de klant verwacht en wat zij van jou als Professional Organizer mogen verwachten. Het Handboek voor de Professional Organizer leert je hoe je afspraken vastlegt die je zullen helpen duidelijke verwachtingen vast te stellen en te communiceren.

Blunder #4 – JE BENT NIET VAARDIG OF OPGELEID OM TE WERKEN

Steeds meer mensen willen als Professional Organizer werken vanwege reality-tv-programma’s zoals ‘Je huis op orde’ of ‘Hoarders’. Als je naar dit soort shows kijkt, denk je misschien: “Dat is wat ik wil doen. Ik wil werken met mensen die hamsteren en een verschil maken in hun leven.” De vraag die je jezelf moet stellen is: “Ben je bekwaam en opgeleid om met hen samen te werken?” Werken buiten de vaardigheden, opleiding en ervaring die je hebt, kan meer kwaad dan goed doen. Neem contact met me op als je twijfelt over jouw vaardigheden als Professional Organizer en ondernemer. Ik kan je uitdagende scenario’s van klantcases voorleggen en je op gang helpen bij het ontwikkelen van vaardigheden en of samen kijken welke training bij jou en de doelgroep waar je mee wilt werken past.

Blunder #5 – WERKEN BUITEN JE FYSIEKE BEPERKINGEN

Ik werk sinds 2005 als Professional Organizer. Voordat ik met klanten ging werken, besefte ik niet hoe fysiek zwaar dit werk is. Als ik voor mezelf organiseer, zijn het meestal kleine projecten die maximaal een uur duren. Drie uur of langer met cliënten werken vergt veel fysiek uithoudingsvermogen. Er is constant tillen, draaien en buigen. Je kunt uren staand doorbrengen of, erger nog, kriskras op de vloer papiertjes sorteren. Wanneer je dit dag na dag, jaar na jaar doet, eist dit zijn tol van je gewrichten en algehele skeletstructuur. Het is van vitaal belang om in topconditie te blijven en aandacht te besteden aan je lichaam.

Er zijn nog veel meer blunders die je als organizer kunt maken. Wil je ze zelf uitzoeken? Of wil je leren werken met tevreden klanten die een mooie referentie nalaten?

Bespaar jezelf tijd, geld en frustratie. Klik hier om direct te zien welke mogelijkheden er zijn om een bewuster, krachtiger en succesvolle professional organizer te worden.